Automatyzacja fakturowania to coś więcej niż moda czy chwilowy trend. To realne wsparcie w codziennym zarządzaniu dokumentacją i procesami księgowymi. Z wieloletniego doświadczenia wiemy, że ręczne przetwarzanie faktur wiąże się z dużym ryzykiem błędów, niepotrzebnymi opóźnieniami i zbędnym stresem. Dlatego coraz więcej firm i biur rachunkowych decyduje się na wdrożenie systemów, które automatycznie przetwarzają dane z faktur, eliminując potrzebę ręcznego wpisywania i korygowania danych. Automatyzacja fakturowania to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim precyzja i oszczędność czasu, które pozwalają skupić się na bardziej strategicznych aspektach działalności.
Faktury, które same trafiają do księgowości – Czy to możliwe?
Tak, to możliwe. Dzięki nowoczesnym systemom automatyzacji fakturowania, procesy księgowe stają się coraz bardziej zautomatyzowane i efektywne. Automatyzacja fakturowania polega na wykorzystaniu zaawansowanych technologii, takich jak OCR (Optical Character Recognition), które umożliwiają automatyczne odczytywanie danych z faktur i ich natychmiastowe wprowadzanie do systemu księgowego. Co więcej, integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) zapewnia zgodność z przepisami, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania dokumentów.
Proces automatyzacji fakturowania rozpoczyna się od zeskanowania faktury, po czym system OCR odczytuje i przetwarza jej dane. Następnie dane są automatycznie weryfikowane, a wszelkie nieścisłości oznaczane do dalszej analizy. Zweryfikowane informacje trafiają bezpośrednio do odpowiedniego systemu księgowego, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu księgowość może natychmiast przystąpić do dalszej pracy, mając pewność, że wszystkie dane są zgodne z fakturą.
Ostatecznie, automatyzacja fakturowania nie tylko przyspiesza cały proces, ale także minimalizuje ryzyko błędów, które często występują przy ręcznym wprowadzaniu danych. Firmy korzystające z takich rozwiązań mogą zaoszczędzić zarówno czas, jak i zasoby, a także zwiększyć efektywność i dokładność swoich procesów księgowych.
Jak w praktyce wygląda automatyzacja fakturowania?
Automatyzacja fakturowania w praktyce to proces, który opiera się na integracji nowoczesnych narzędzi do zarządzania dokumentacją z systemami księgowymi. W systemach takich jak nasz, proces rozpoczyna się od zeskanowania faktury lub jej cyfrowego odbioru poprzez zintegrowane kanały, takie jak email lub dedykowane platformy. System automatycznie odczytuje kluczowe informacje z faktury, takie jak kwota, daty, numer faktury czy dane kontrahenta, a następnie przekazuje je do modułu księgowego.
Cały proces odbywa się bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych, co znacząco przyspiesza czas przetwarzania faktur i redukuje możliwość wystąpienia błędów. Co więcej, dzięki wbudowanym funkcjom weryfikacyjnym, system może automatycznie sprawdzać poprawność danych, zapewniając, że do księgowości trafią wyłącznie prawidłowe informacje.
5 najczęstszych błędów w ręcznym przetwarzaniu faktur – i jak je wyeliminować? Automatyzacja fakturowania
Ręczne przetwarzanie faktur jest narażone na liczne błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i operacyjnych dla firmy. Poniżej przedstawiamy pięć najczęstszych błędów popełnianych podczas ręcznego przetwarzania faktur oraz sposoby ich eliminacji dzięki automatyzacji.
Błąd w danych
Jednym z najczęstszych problemów w ręcznym przetwarzaniu faktur jest wprowadzenie błędnych danych. Może to obejmować literówki, błędne kwoty, daty czy dane kontrahenta. Takie błędy mogą prowadzić do niezgodności w księgowości, opóźnień w płatnościach, a nawet sporów z dostawcami. Automatyzacja, dzięki wykorzystaniu technologii OCR (Optical Character Recognition), pozwala na automatyczne odczytywanie i weryfikację danych, co minimalizuje ryzyko błędów.
Zgubione faktury
W tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów faktury mogą ginąć, co prowadzi do opóźnień w płatnościach i problemów z rozliczeniami. Zdigitalizowanie i automatyzacja procesu fakturowania gwarantują bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów w systemie oraz łatwy dostęp do nich. Automatyczne systemy przetwarzania faktur umożliwiają cyfrowe archiwizowanie dokumentów, eliminując ryzyko ich zgubienia.
Opóźnienia w księgowaniu
Ręczne przetwarzanie faktur jest czasochłonne i często prowadzi do opóźnień w ich księgowaniu. To z kolei może skutkować opóźnieniami w płatnościach, a nawet karami za nieterminowe regulowanie zobowiązań. Automatyzacja umożliwia natychmiastowe przetwarzanie faktur, co znacząco przyspiesza cały proces i pozwala uniknąć opóźnień
Faktury duplikowane
Duplikowanie faktur jest częstym problemem, zwłaszcza gdy dokumenty są przetwarzane ręcznie. Może to prowadzić do podwójnych płatności, co bezpośrednio wpływa na płynność finansową firmy. Automatyzacja z wykorzystaniem systemów wykrywających duplikaty pozwala na automatyczne flagowanie powtarzających się faktur, co eliminuje ryzyko podwójnych płatności
Brak danych
Brak kluczowych informacji na fakturze, takich jak numer faktury, data czy szczegółowe opisy pozycji, może opóźniać proces księgowania i prowadzić do niezgodności. Automatyczne systemy przetwarzania faktur wykrywają braki danych i automatycznie informują o potrzebie ich uzupełnienia, co zapewnia płynne i bezbłędne przetwarzanie dokumentów.
Automatyzacja fakturowania w Twojej firmie lub biurze rachunkowym – Postaw na sprawdzony system!
Nasza oferta automatyzacji fakturowania została zaprojektowana z myślą o różnych potrzebach przedsiębiorstw oraz biur rachunkowych. Dzięki systemowi SaldeoSMART oferujemy szeroki wachlarz pakietów dostosowanych do skali działalności i specyficznych wymagań naszych klientów.
Dla małych firm proponujemy podstawowe pakiety, które obejmują automatyczne przetwarzanie faktur z wykorzystaniem technologii OCR oraz integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Większe przedsiębiorstwa i biura rachunkowe mogą skorzystać z bardziej zaawansowanych rozwiązań, które oferują pełny elektroniczny obieg dokumentów, zaawansowane funkcje księgowe, takie jak automatyczne rozliczanie transakcji bankowych, oraz integrację z systemami księgowymi ERP.
Niezależnie od wybranego pakietu, zapewniamy naszym klientom pełne wsparcie techniczne oraz szkolenia, aby maksymalnie wykorzystać możliwości naszego systemu
Warto również zwrócić uwagę na różnice między naszymi rozwiązaniami a praktykami konkurencji. Często spotyka się systemy, które oferują jedynie powierzchowną automatyzację, pozostawiając użytkownikom konieczność ręcznego korygowania błędów lub uzupełniania brakujących danych. W przeciwieństwie do tych rozwiązań, SaldeoSMART skupia się na pełnej automatyzacji procesów, minimalizując konieczność interwencji człowieka i tym samym redukując ryzyko błędów. Nasze systemy są regularnie aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się przepisów prawnych, co gwarantuje zgodność z najnowszymi standardami.
