System do faktur i dokumentów
SaldeoSMART to system do pracy z fakturami i dokumentami: pobiera faktury z KSeF, przyjmuje dokumenty spoza KSeF, prowadzi je przez opis, akceptację i księgowanie, a na końcu przechowuje w elektronicznym archiwum.
Dokumenty wchodzą do systemu dwiema drogami, ale dalej idą tą samą ścieżką: dane, weryfikacja, akceptacja i przekazanie do programu księgowego lub ERP. Zakres funkcji zależy od wybranego pakietu — inaczej pracują firmy i organizacje, a inaczej biura rachunkowe obsługujące wielu klientów.
Skąd biorą się dokumenty
SaldeoSMART obsługuje równolegle faktury z KSeF i dokumenty, których w KSeF nie ma. Różni je sposób pozyskania danych, nie dalsza praca z dokumentem.
Kanał 1 — KSeF
Faktury kosztowe i sprzedażowe pobierasz z Krajowego Systemu e-Faktur. Dane pochodzą z ustrukturyzowanego pliku XML, więc nie ma tu odczytu obrazu.
Kanał 2 — dokumenty spoza KSeF
Dokumenty, których nie ma w KSeF — paragony, faktury zagraniczne, umowy, dokumenty kosztowe w PDF — trafiają do systemu jako pliki i są odczytywane przez OCR z weryfikacją.
Niezależnie od kanału dokument trafia do tego samego obiegu: opis, weryfikacja, akceptacja, przekazanie do księgowości i archiwum.
Zobacz, jak działa elektroniczny obieg dokumentów od wpływu faktury przez opis i akceptację po księgowość i archiwum.
Mapa systemu
Kliknij element, aby zobaczyć szczegóły.
Faktury pobierasz z KSeF jako ustrukturyzowane dane XML — OCR nie jest tu potrzebny. Opcjonalnie możesz użyć „Uzupełnij z AI”, które uzupełnia dodatkowe pola dokumentu. Ta opcja rozliczana jest jako 1 kredyt za fakturę.
darmowy KSeF w SaldeoSMARTDokumenty spoza KSeF trafiają do SaldeoSMART jako pliki — PDF, skan lub zdjęcie. Dane odczytuje OCR wspierany przez AI. Rozliczenie to 1 kredyt za stronę dokumentu.
OCR i odczytywanie fakturKażdy dokument ma w SaldeoSMART swój zestaw danych, który możesz sprawdzić i uzupełnić. Opisujesz go m.in. kategorią, rejestrem, opisem oraz — zależnie od konfiguracji — wymiarami i dodatkowymi informacjami. Zakres pól zależy od ustawień w Twoim środowisku.
Dokument może przejść zdefiniowaną ścieżkę obiegu i trafić do właściwych osób do weryfikacji lub akceptacji. Historia decyzji pozostaje przy dokumencie. Zakres funkcji zależy od pakietu i konfiguracji.
Zobacz obieg dokumentówPo zakończeniu pracy dane i dokument mogą zostać przekazane do obsługiwanego programu księgowego lub ERP. Sam dokument pozostaje dostępny w elektronicznym archiwum. Zakres przekazywanych danych zależy od wybranej integracji.
Zobacz integracjeŚcieżka dokumentu
Z KSeF albo jako plik spoza KSeF. Oba kanały kończą się w jednym miejscu pracy.
Dane dokumentu są uzupełniane, opisywane i przypisywane do firmy, okresu, rejestru i kategorii.
Dokument przechodzi zdefiniowaną ścieżką obiegu do osób odpowiedzialnych za akceptację.
Zaakceptowany dokument trafia do programu księgowego lub ERP i zostaje w elektronicznym archiwum.
Obszary systemu
Przed decyzją
Dobry system do dokumentów to taki, który pasuje do Twojego procesu, a nie odwrotnie. Zanim zaproponujemy pakiet, ustalamy cztery rzeczy — one decydują o zakresie konfiguracji i cenie.
Skąd wpływają dokumenty
Faktury z KSeF, PDF-y z poczty, skany papierowe, wyciągi bankowe — każde źródło ma inny sposób obsługi w systemie.
Kto opisuje i akceptuje
Kto przyjmuje faktury, kto je opisuje i kto zatwierdza — to decyduje o zakresie obiegu i liczbie użytkowników.
Co jest po stronie księgowości
Program FK lub ERP, sposób dekretacji i format wymiany danych — od tego zależy wariant integracji.
Jaka jest skala miesięczna
Liczba dokumentów spoza KSeF, liczba obsługiwanych firm i transakcji bankowych przekłada się na zapotrzebowanie na kredyty.
Warto sprawdzić przed zakupem
Program księgowy lub ERP
Jeśli korzystasz z nietypowej wersji programu albo własnej konfiguracji, wariant wymiany danych potwierdzamy dla konkretnego środowiska — warto to ustalić przed zakupem.
Obieg z udziałem wielu osób
Rozbudowana ścieżka akceptacji i większa liczba użytkowników wpływają na dobór pakietu i zakres konfiguracji.
Dużo dokumentów spoza KSeF
Odczyt PDF-ów i skanów rozliczany jest kredytami (1 kredyt = 1 strona), więc miesięczna skala takich dokumentów przekłada się bezpośrednio na koszt.
Potrzeba własnej integracji (API)
Integracja przez REST API wymaga odpowiedniego zakresu pakietu — warto sprawdzić, czy wybrany wariant go obejmuje.
Dla kogo
Dokumenty kosztowe z KSeF i spoza KSeF w jednym miejscu, opis i akceptacja przed księgowaniem oraz przekazanie danych do programu księgowego lub ERP.
Praca na wielu firmach jednocześnie, wspólny obieg dokumentów z klientem i panel klienta dostępny bez telefonów oraz maili.
Integracje
System łączy się z programami księgowymi i ERP, przyjmuje lokalne pliki przez SaldeoPULPIT, a dla własnych rozwiązań udostępnia REST API. Dzięki temu ogranicza ręczne przepisywanie danych i ułatwia przekazywanie dokumentów do programu księgowego / ERP.
Zakres współpracy potwierdzamy zawsze dla konkretnego programu — pełną listę znajdziesz na stronie integracji.
Praca w przeglądarce
SaldeoSMART działa online — bez instalowania systemu na komputerze użytkownika.
Aplikacje mobilne
Dostępne są aplikacje na iOS i Android do pracy z dokumentami poza biurem.
Jedno miejsce dla dokumentów
Faktury z KSeF i dokumenty spoza KSeF pracują w tym samym, wspólnym obiegu.
Wdrożenie i wsparcie
Konfigurację, integracje i szkolenie prowadzimy razem z Tobą przy uruchomieniu systemu.
Następny krok
Wybierz cennik dopasowany do swojej organizacji lub umów prezentację, na której pokażemy pracę z fakturami z KSeF i dokumentami spoza KSeF.
Nie wiesz, który cennik Cię dotyczy? Zobacz cennik SaldeoSMART albo sprawdź, jak przebiega wdrożenie SaldeoSMART. Jeśli już pracujesz w systemie, możesz od razu zalogować się do SaldeoSMART.
Najczęstsze pytania o SaldeoSMART — KSeF, odczyt dokumentów, praca w przeglądarce i integracje.
SaldeoSMART to system do pracy z dokumentami i fakturami: pobiera faktury z KSeF, przyjmuje dokumenty spoza KSeF, pozwala je opisywać, prowadzić przez elektroniczny obieg i akceptację, a następnie przekazywać do programu księgowego lub ERP i przechowywać w elektronicznym archiwum.
Dokument trafia do systemu na dwa sposoby: faktury krajowe pobierane są z KSeF jako pliki XML, a dokumenty spoza KSeF wprowadza się jako PDF-y, skany lub zdjęcia, z których dane odczytuje OCR. Dalej przebieg jest wspólny — weryfikacja i opis, akceptacja w elektronicznym obiegu, przekazanie danych do programu księgowego lub ERP i archiwum. System działa online w przeglądarce.
Dla firm i organizacji, które chcą uporządkować obsługę dokumentów kosztowych i akceptacji, oraz dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów jednocześnie. Dla obu grup przewidziane są osobne pakiety i osobne cenniki.
Faktura z KSeF to plik XML — dane i pozycje pochodzą wprost z ustrukturyzowanego dokumentu, więc nie jest potrzebny OCR. Dokumenty spoza KSeF (PDF, skan, zdjęcie) są odczytywane przez OCR, a odczyt rozliczany jest jako 1 kredyt za stronę.
To opcjonalna funkcja pracująca na danych z pliku XML, która może uzupełnić m.in. typ dokumentu, kategorię, opis, rejestr i wymiary. Użycie kosztuje 1 kredyt za fakturę. Samo pobieranie i wysyłka faktur w KSeF nie zużywa kredytów.
Tak. System działa online w przeglądarce, bez instalacji na komputerze użytkownika. Dostępne są także aplikacje mobilne na iOS i Android, a do automatycznego przekazywania lokalnych plików służy aplikacja desktopowa SaldeoPULPIT.
Tak. SaldeoSMART współpracuje z wieloma programami księgowymi i systemami ERP, a dla własnych integracji dostępne jest REST API. Aktualną listę programów oraz zakres współpracy znajdziesz na stronie integracji.
Firmy i organizacje najczęściej korzystają z opisu, akceptacji i przekazania dokumentów do księgowości. Biura rachunkowe pracują na wielu firmach jednocześnie i dodatkowo wykorzystują panel klienta oraz wspólny obieg dokumentów z klientami. Zakres funkcji zależy od pakietu — dlatego mamy osobne cenniki dla firm i dla biur.
SaldeoPULPIT to aplikacja desktopowa, która monitoruje wskazany folder na komputerze i przekazuje z niego pliki do SaldeoSMART. To kanał dostarczania lokalnych skanów i plików — nie zastępuje ani KSeF, ani samego odczytu danych.
