Elektroniczny Obieg Dokumentów
System obiegu dokumentów prowadzi każdą fakturę i umowę jedną, zaprojektowaną wcześniej ścieżką: od wpływu dokumentu, przez opis i akceptację, aż do księgowości i archiwum.
Elektroniczny obieg dokumentów daje kontrolę nad tym, gdzie w danej chwili znajduje się dokument, kto ma wykonać kolejny krok i co wydarzyło się wcześniej. Zamiast szukać faktury w mailach i na biurkach, prowadzisz ją procesem odwzorowanym w SaldeoSMART — niezależnie od tego, czy wpłynęła z KSeF, czy jako plik spoza KSeF.
Od czego chcesz zacząć?
Proces
Poniższe etapy pokazują typowy przebieg obiegu faktury kosztowej. Nie każda organizacja korzysta ze wszystkich etapów — obieg jest konfigurowalny i układamy go pod realny proces firmy.
Faktury krajowe pobierane są z KSeF elektronicznie. Dokumenty spoza KSeF trafiają do systemu jako PDF, skan, e-mail lub zdjęcie.
Dokument zostaje zarejestrowany w systemie razem z danymi — z KSeF prosto ze struktury XML, a poza KSeF po odczycie OCR wspieranym przez AI.
Osoby odpowiedzialne uzupełniają informacje potrzebne w dalszym procesie, m.in. kategorie i wymiary. Dla faktur z KSeF część opisu może przygotować funkcja „Uzupełnij z AI” (1 kredyt = 1 faktura).
Dokument przechodzi ścieżkę akceptacji zaprojektowaną dla swojego typu i struktury organizacji.
Etap opcjonalny — uruchamiany wtedy, gdy proces w firmie przewiduje osobne zatwierdzenie płatności.
Zaakceptowany dokument może trafić zadekretowany do programu księgowego, a jego kopia zostaje w elektronicznym archiwum.
Obieg w skrócie
W praktyce
System obiegu dokumentów to nie osobny program do przechowywania plików, tylko sposób prowadzenia dokumentu przez konkretne osoby w firmie. Poniżej cztery rzeczy, które ustala się na starcie — i które decydują o tym, czy obieg dokumentów w firmie faktycznie działa.
Faktury krajowe pobierane są z KSeF, a pozostałe dokumenty — PDF-y, skany, zdjęcia i załączniki z poczty — trafiają do systemu jako pliki. Wszystkie lądują w jednej ewidencji, więc nie krążą po skrzynkach mailowych.
Dla każdego typu dokumentu wskazujesz osoby lub grupy odpowiedzialne za opis merytoryczny oraz kolejne etapy akceptacji. Zakres widoczności wynika z roli i uprawnień, a nie z ustaleń mailowych.
Faktura kosztowa, umowa, zamówienie i pismo mogą mieć osobne ścieżki — od jednoetapowego miniobiegu faktur z KSeF po wieloetapowy obieg własny. Ścieżkę projektuje się raz i obowiązuje wszystkich.
Po akceptacji dane dokumentu trafiają do programu księgowego lub ERP, a sam dokument zostaje w elektronicznym archiwum z wyszukiwaniem. Na każdym etapie widać status i osobę odpowiedzialną.
Obieg dokumentów nie jest tym samym co odczyt danych. Obieg odpowiada za to, kto i kiedy pracuje nad dokumentem; dane pochodzą albo ze struktury XML faktury z KSeF, albo z odczytu OCR dokumentów spoza KSeF.
Zakres procesu
Elektroniczny obieg dokumentów to nie pojedyncza funkcja, a cały przepływ dokumentów w firmie: od momentu, w którym dokument wpływa, do chwili, gdy jest zaksięgowany i dostępny w archiwum. Poniżej zakres, który w praktyce obejmuje obieg faktur i pozostałych dokumentów kosztowych.
Faktury kosztowe wpływają z KSeF jako dane XML, dokumenty spoza KSeF trafiają do systemu jako PDF lub skan i przechodzą odczyt. Każdy dokument od razu ma jedno miejsce w rejestrze, więc obieg dokumentów zaczyna się bez ręcznego przepisywania.
Dokument dostaje typ, kategorię, rejestr i wymiary — czyli informacje, które decydują o tym, do kogo trafi dalej i jak zostanie ujęty w księgowaniu. To etap, na którym przepływ dokumentów w firmie przestaje zależeć od pamięci jednej osoby.
Obieg faktur może być jednoetapowy albo prowadzić dokument przez kilku zatwierdzających — kierownika projektu, dział, zarząd. Historia zatwierdzania jest zapisana przy dokumencie, więc widać kto i kiedy dokonał akceptacji.
Zaakceptowany dokument wraz z opisem przechodzi do programu księgowego lub ERP, a jego wersja elektroniczna zostaje w archiwum z wyszukiwaniem. Zamknięcie obiegu dokumentacji jest tym samym momentem, w którym dokument staje się dostępny na później.
Obieg faktur kosztowych
Faktury kosztowe to najczęstszy powód uruchomienia obiegu. Różni je wyłącznie sposób wejścia do systemu — dalsza ścieżka opisu, akceptacji i przekazania do księgowości jest wspólna.
Faktury pobierane są z KSeF w postaci elektronicznej, więc odczyt OCR nie jest warunkiem wejścia dokumentu do obiegu.
Dokumenty, których KSeF nie obejmuje — m.in. część dokumentów zagranicznych — wprowadzasz innym kanałem, a ich dane odczytuje OCR.
Konfiguracja
Obieg odwzorowuje to, jak organizacja faktycznie pracuje: kto opisuje, kto zatwierdza i kto ma dostęp do jakich dokumentów.
Użytkownicy i grupy
Odwzoruj strukturę organizacji: zdefiniuj użytkowników oraz grupy odpowiadające działom i zespołom.
Role i uprawnienia
Nadaj rolom zakres uprawnień, dzięki czemu każda osoba widzi i robi w dokumencie dokładnie to, co powinna.
Indywidualne ścieżki
Dla różnych typów dokumentów zaprojektujesz osobne ścieżki obiegu i akceptacji.
Status i odpowiedzialność
System pokazuje, na jakim etapie znajduje się dokument i kto aktualnie nad nim pracuje.
Rodzaje dokumentów
Faktury kosztowe z KSeF i spoza KSeF — opis, akceptacja i przekazanie danych do księgowości.
Zamówienia prowadzone własną ścieżką, zgodnie z tym, kto je zgłasza i kto zatwierdza.
Umowy z osobnym procesem akceptacji i miejscem przechowywania w elektronicznym archiwum.
Korespondencja i dokumenty wewnętrzne prowadzone własną ścieżką akceptacji, z miejscem w elektronicznym archiwum.
Konkretny model obiegu — etapy, osoby i uprawnienia — ustala się do procesu danej organizacji.
Dalszy krok
Zakres obiegu i liczba użytkowników obiegowych zależą od pakietu. Cenę policzysz w konfiguratorze w karcie pakietu, a na prezentacji przejdziemy ścieżkę akceptacji na Waszym przykładzie.
Automatyzacja
System podpowiada i przygotowuje dane, ale decyzje pozostają po stronie osób odpowiedzialnych za dokument.
Automatyczna kategoryzacja
System może kategoryzować dokumenty, korzystając z wcześniej wprowadzonych danych.
Przypisywanie wymiarów
Wymiary mogą być przypisywane na podstawie historii dokumentów, co skraca opis merytoryczny.
Zadania i komunikacja
Zadania w Saldeo usprawniają komunikację między uczestnikami procesu oraz z działem księgowym.
Dekretacja i przekazanie
Po akceptacji dokumenty mogą trafić zadekretowane do programu księgowego.
Dwie perspektywy
Wewnętrzne zatwierdzanie kosztów z jasno przypisaną odpowiedzialnością: wiadomo, kto opisał dokument, kto go zaakceptował i na jakim etapie utknął. Zatwierdzone dane trafiają dalej do księgowości.
Klient biura może uczestniczyć w opisywaniu i obiegu swoich dokumentów, dzięki czemu współpraca jest uporządkowana, a dokumenty docierają do księgowania lepiej przygotowane.
Pakiet z obiegiem
Wieloetapowe ścieżki akceptacji i praca wielu osób nad dokumentem wiążą się z wariantami Ekspert — dla firm i dla biur rachunkowych. Zakres obiegu, liczbę uczestników i konfigurację ustalamy indywidualnie na podstawie Twojego procesu.
To sposób prowadzenia dokumentu przez organizację bez papieru: od momentu, w którym dokument wpływa do firmy, przez opis merytoryczny i akceptacje, aż po przekazanie danych do księgowości i archiwizację. Sam obieg nie jest technologią OCR — źródłem danych wejściowych jest KSeF (struktura XML) albo odczyt OCR dokumentów spoza KSeF. W SaldeoSMART obieg jest konfigurowalny — projektujesz go zgodnie ze strukturą i procesem swojej organizacji.
Tak. Faktury krajowe pobierane są z KSeF w formie elektronicznej, więc ich dane są dostępne bez odczytu OCR i dokument może wejść na ścieżkę opisu oraz akceptacji.
Dokumenty, których KSeF nie obejmuje — m.in. część dokumentów zagranicznych, PDF-y i skany — wprowadzasz do systemu osobnym kanałem, a ich dane odczytuje OCR. Po wejściu do SaldeoSMART oba źródła dokumentów mogą przechodzić tę samą logikę opisu, akceptacji i przekazania do księgowości.
Tak. SaldeoSMART pozwala tworzyć indywidualne obiegi dla różnych typów dokumentów i projektować dla nich osobne ścieżki akceptacji.
Tak. System pokazuje, na jakim etapie znajduje się dokument i kto nad nim pracuje, więc nie trzeba dopytywać o status pojedynczych faktur.
Obieg konfiguruje się na modelach: faktura, umowa, zamówienie i pismo. W ramach modelu definiuje się własne typy dokumentów i przypisane do nich ścieżki akceptacji. Jeśli masz inny typ dokumentu, sprawdzimy to indywidualnie.
Tak. Po akceptacji dokumenty mogą trafić zadekretowane do programu księgowego, a SaldeoSMART współpracuje z ponad 40 programami księgowymi i systemami ERP. Szczegóły znajdziesz na stronie integracji.
Rozbudowany obieg dokumentów — wieloetapowe ścieżki akceptacji i praca wielu użytkowników w procesie — wiąże się z wariantami Ekspert dla firm i dla biur rachunkowych. Zakres i konfigurację potwierdzamy indywidualnie; szczegóły w cennikach.
Zacznij od tego, jakie dokumenty mają krążyć (najczęściej faktury kosztowe, dalej umowy, zamówienia i pisma), ile osób bierze udział w akceptacji i do jakiego programu księgowego lub ERP mają trafić dane. Dopiero to określa, czy wystarczy prosty obieg podstawowy, czy potrzebny jest obieg własny z wieloetapowymi ścieżkami. Zakres i konfigurację ustalamy indywidualnie.
Faktura wpływa do systemu — z KSeF albo jako plik spoza KSeF — i zostaje zarejestrowana razem z danymi. Następnie osoba odpowiedzialna uzupełnia opis merytoryczny, dokument przechodzi akceptację formalną, a jeśli proces to przewiduje, także akceptację płatności. Po zatwierdzeniu dane trafiają do programu księgowego, a dokument do elektronicznego archiwum.
Biuro pracuje na dokumentach wielu firm jednocześnie, dlatego obieg obejmuje także współpracę z klientem: dokumenty trafiają do systemu z KSeF oraz od klientów, a wspólna praca nad nimi odbywa się w jednym miejscu zamiast w mailach. Zakres funkcji zależy od wybranego pakietu.
Tak. Obieg umów konfiguruje się na osobnym modelu dokumentu, z własną ścieżką akceptacji i miejscem w elektronicznym archiwum. Podobnie działa obieg zamówień i pism wewnętrznych.
Napisz, ile osób bierze udział w procesie, jakie typy dokumentów chcesz objąć obiegiem, jakie etapy akceptacji są wymagane i z jakiego programu FK/ERP korzystasz.
Twoje dane wykorzystujemy wyłącznie do kontaktu w sprawie tego zapytania. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności.
Na tej podstawie zaproponujemy układ ścieżek akceptacji oraz wariant pakietu.
Bezpłatna prezentacja
Umów bezpłatną prezentację na żywo i sprawdź, jak SaldeoSMART pracuje na Twoich dokumentach.
