KSeF w SaldeoSMART
KSeF w SaldeoSMART — pobieranie i wysyłanie faktur
Faktury krajowe wymieniasz z Krajowym Systemem e-Faktur bez skanowania i przepisywania: dane pochodzą z pliku XML, a dokument od razu wchodzi w opis, akceptację i księgowanie.
Ta strona opisuje, jak wygląda integracja Saldeo z KSeF w praktyce: co dzieje się przy pobraniu faktury, jak przebiega wysyłka faktur sprzedażowych i co dalej dzieje się z dokumentem w systemie.
KSeF to dane XML, a nie obraz dokumentu — odczyt OCR dotyczy wyłącznie dokumentów spoza KSeF.
- Pobieranie faktur z KSeF
- Wysyłanie faktur do KSeF
- Dane i pozycje z XML
- Obieg, FK i ERP
Od czego chcesz zacząć?
Zakres obsługi
Co SaldeoSMART robi z fakturami w KSeF?
Obsługa KSeF obejmuje obie strony wymiany dokumentów — odbiór faktur i ich wysyłkę — a także to, co dzieje się z fakturą już w systemie.
Pobieranie faktur z KSeF
Odbiór faktur zakupowych i sprzedażowych z Krajowego Systemu e-Faktur do jednego miejsca pracy nad dokumentami.
Wysyłanie faktur do KSeF
Przekazywanie do KSeF faktur zwykłych, korygujących i zaliczkowych wraz z numerami i statusami nadanymi przez system.
Dane wprost z XML
Faktura z KSeF jest dokumentem ustrukturyzowanym — dane i pozycje pochodzą z pliku XML, a nie z odczytu obrazu.
Wizualizacja i statusy
Fakturę XML można obejrzeć w czytelnej postaci, razem z numerem i statusem KSeF przypisanym do dokumentu.
KSeF w skrócie
Droga faktury krajowej
- 1Dane i opisDane oraz pozycje pochodzą ze struktury XML, bez odczytu OCR.
- 2Obieg i akceptacjaDokument idzie ścieżką zgodną z procesem organizacji.
- 3Księgowość i archiwumDane trafiają do FK/ERP, dokument do archiwum.
Pobieranie faktur
Pobieranie faktur z KSeF — co dzieje się dalej?
Pobranie faktury to dopiero początek. Wartość systemu polega na tym, co dzieje się dalej: opisie, akceptacji i przekazaniu danych do księgowości.
- 1Etap 1
Faktura jako dokument XML
Po pobraniu faktura jest w SaldeoSMART dokumentem o strukturze XML — nie skanem, więc nie wymaga odczytu OCR.
- 2Etap 2
Dane i pozycje faktury
Dane nagłówkowe i pozycje towarowe pobierane są bezpośrednio ze struktury XML. Odczyt pozycji nie dotyczy faktur korygujących i zaliczkowych.
- 3Etap 3
Opis i „Uzupełnij z AI”
Opis księgowy uzupełnia użytkownik. Opcjonalnie funkcja „Uzupełnij z AI” może nadać typ dokumentu oraz kategorię, opis, rejestr i wymiary (1 kredyt = 1 faktura).
- 4Etap 4
Akceptacja w obiegu
Dokument przechodzi ścieżkę akceptacji zaprojektowaną dla swojego typu — od jednoetapowego miniobiegu po obieg wieloetapowy.
- 5Etap 5
Księgowość, ERP i archiwum
Zaakceptowane dane trafiają do programu księgowego lub ERP, a dokument pozostaje w elektronicznym archiwum.
Wysyłka faktur
Wysyłanie faktur do KSeF — przebieg krok po kroku
Po stronie sprzedaży dokument przechodzi drogę odwrotną: powstaje w systemie, trafia do KSeF i wraca z nadanym numerem oraz statusem.
- 1Krok 1
Przygotowanie faktury sprzedaży
Faktura wysyłana do KSeF musi być wystawiona w SaldeoSMART — to warunek tej ścieżki.
- 2Krok 2
Wysyłka do KSeF
Dokument zostaje przekazany do Krajowego Systemu e-Faktur — obsługiwane są faktury zwykłe, korygujące i zaliczkowe.
- 3Krok 3
Numer i status KSeF
Po stronie systemu widoczny jest status wysyłki oraz numer nadany fakturze w KSeF.
- 4Krok 4
Dalszy obieg i księgowość
Wysłana faktura pozostaje w systemie razem z pozostałymi dokumentami — do obiegu, rozliczeń i archiwum.
Zakres fakturowania i wysyłki zależy od wybranego pakietu — w pakiecie Asystent księgowego wysyłka faktur do KSeF obejmuje 3 klientów biura.
Dwa źródła dokumentów
KSeF nie obejmie wszystkich dokumentów kosztowych
W praktyce w firmie działają równolegle dwa strumienie dokumentów. Różni je sposób pozyskania danych, a nie dalsza praca z dokumentem.
Tor 1 · KSeF
Faktury krajowe z KSeF — dane XML
Faktura pobrana z KSeF jest dokumentem ustrukturyzowanym. Dane odczytywane są ze struktury pliku, więc OCR nie jest tu potrzebny.
- 1Pobranie faktury z Krajowego Systemu e-Faktur
- 2Dane i pozycje wprost ze struktury XML
- 3Opcjonalne „Uzupełnij z AI” — 1 kredyt za fakturę
- 4Obieg, akceptacja, księgowość i archiwum
Tor 2 · spoza KSeF
Dokumenty spoza KSeF — odczyt OCR
Nie każdy dokument kosztowy wpływa przez KSeF. Część dokumentów zagranicznych, paragony, umowy czy PDF-y trafiają do systemu jako pliki.
- 1Dodanie pliku PDF, skanu lub zdjęcia
- 2Odczyt danych przez OCR — 1 kredyt za stronę
- 3Weryfikacja i uzupełnienie danych przez użytkownika
- 4Ten sam dalszy proces co dla faktur z KSeF
Oba strumienie spotykają się w tym samym miejscu: opis, akceptacja w obiegu, przekazanie danych do programu księgowego lub ERP i elektroniczne archiwum.
Przed uruchomieniem
Co trzeba ustalić przed uruchomieniem KSeF w SaldeoSMART
Uruchomienie KSeF to nie jedno kliknięcie. Poniżej warunki, które wynikają z pracy z systemem i które warto sprawdzić, zanim zaczniecie pracę na bieżących dokumentach.
Poświadczenia KSeF i uprawnienia w SaldeoSMART to dwie warstwy
Poświadczenia KSeF odpowiadają za dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur. Prawa użytkowników w SaldeoSMART ustawia się osobno — samo wgranie poświadczeń nie nadaje automatycznie dostępu pracownikom.
Certyfikat ma pierwszeństwo przed tokenem
Zgodnie z instrukcją producenta, gdy skonfigurowane są jednocześnie certyfikat i token, wykorzystywany jest certyfikat.
Pobieranie działa zgodnie z konfiguracją
Automaty pobierania faktur uruchamiają się według ustawionej konfiguracji. Nie zakładaj synchronizacji „w czasie rzeczywistym”.
Wysyłka dotyczy faktur wystawianych w SaldeoSMART
Wysyłka pojedyncza i zbiorcza, statusy oraz kod QR obsługiwane są w procesie faktur wystawianych w SaldeoSMART. To nie jest uniwersalna bramka do wysyłki faktur z dowolnej innej aplikacji.
Faktura przyjęta przez KSeF zostaje zablokowana do edycji
W opisanym procesie dokument przyjęty przez KSeF nie podlega już edycji. Dokument odrzucony można poprawić i wysłać ponownie.
Brak pobierania UPO
Dokumentacja producenta wskazuje, że pobieranie UPO nie jest obsługiwane — potwierdzeniem w systemie są numer i status nadany fakturze.
Modele pracy z KSeF
Ten sam system obsługuje różne podziały obowiązków. Wybór modelu decyduje o tym, jakie prawa trzeba nadać po stronie KSeF i po stronie SaldeoSMART.
| Model | Kto prowadzi proces | Zakres |
|---|---|---|
| A · model mieszany | Klient i biuro rachunkowe | Klient wystawia i wysyła faktury sprzedażowe, biuro pobiera dokumenty i księguje. |
| B · klient samodzielny | Klient | Klient wystawia, wysyła i pobiera faktury, a biuro księguje na podstawie udostępnionych danych. |
| C · pobieranie przez biuro | Biuro rachunkowe | Biuro pobiera faktury z KSeF na podstawie praw nadanych przez klienta. |
| D · firma z własną księgowością | Administrator i pracownicy firmy | Cały proces prowadzą osoby w firmie, zgodnie z nadanymi im uprawnieniami. |
Konkretne role i prawa ustala się przed wdrożeniem — model pracy jest decyzją organizacyjną, a konfiguracja tylko ją odwzorowuje. Współpraca biura z klientem opisana jest osobno.
KSeF a program księgowy
Faktura z KSeF trafia tam, gdzie prowadzisz księgi
SaldeoSMART pracuje obok programu księgowego lub ERP: przyjmuje fakturę z KSeF, porządkuje dane i przekazuje je dalej. Nie trzeba zmieniać programu, w którym księgujesz — zakres wymiany danych zależy od konkretnego systemu.
Konfigurację KSeF i połączenie z programem księgowym ustala się na etapie wdrożenia SaldeoSMART.
Koszty i kredyty
Ile kosztuje obsługa KSeF w SaldeoSMART?
Ta strona opisuje działanie KSeF. Zestawienie tego, co nie zużywa kredytów, a co jest rozliczane — w tym opcjonalne „Uzupełnij z AI” i OCR dokumentów spoza KSeF — prowadzimy osobno.
Pakiety
Poznaj ofertę Saldeo dopasowaną dla:
Firm i Organizacji
KSeF po stronie zakupów i sprzedaży, obieg akceptacji kosztów i przekazanie danych do programu księgowego lub ERP.
Biur Rachunkowych
Praca na wielu firmach jednocześnie, panel klienta oraz wspólny obieg dokumentów. Zakres fakturowania i wysyłki do KSeF zależy od pakietu.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Jak działa KSeF w SaldeoSMART?
SaldeoSMART wymienia faktury z Krajowym Systemem e-Faktur: pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe oraz wysyła faktury do KSeF. Pobrana faktura jest dokumentem XML, więc jej dane i pozycje pochodzą wprost ze struktury pliku. Dalej dokument przechodzi opis, akceptację w obiegu i trafia do programu księgowego lub ERP oraz do elektronicznego archiwum.
Jak wygląda pobieranie faktur z KSeF?
Faktury zakupowe i sprzedażowe są pobierane z KSeF do SaldeoSMART, gdzie stają się zwykłymi dokumentami w systemie: z danymi, pozycjami, statusem i numerem KSeF. Nie trzeba ich skanować ani przepisywać, bo dane pochodzą z pliku XML.
Jak wygląda wysyłanie faktur do KSeF?
Faktury sprzedażowe — zwykłe, korygujące i zaliczkowe — mogą być przekazywane z SaldeoSMART do KSeF. Po wysyłce w systemie widoczny jest status operacji oraz numer nadany fakturze w KSeF. Zakres wysyłki w pakiecie Asystent księgowego obejmuje 3 klientów biura.
Czy faktura z KSeF jest odczytywana przez OCR?
Nie. Faktura z KSeF trafia do systemu jako dokument XML, a jej dane i pozycje pochodzą ze struktury pliku. OCR dotyczy wyłącznie dokumentów spoza KSeF — PDF-ów, skanów i zdjęć.
Co dzieje się z fakturą po pobraniu z KSeF?
Dokument otrzymuje opis księgowy, może przejść ścieżkę akceptacji w elektronicznym obiegu, a następnie jego dane trafiają do programu księgowego lub ERP. Sama faktura pozostaje w elektronicznym archiwum z wyszukiwaniem.
Czy integracja Saldeo z KSeF wymaga zmiany programu księgowego?
Nie. SaldeoSMART pracuje obok programu księgowego lub ERP i przekazuje do niego dane dokumentów. Współpracuje z ponad 40 programami FK i ERP, a dla własnych integracji dostępne jest REST API. Zakres wymiany danych dla konkretnego programu potwierdzamy indywidualnie.
Co z dokumentami, których nie ma w KSeF?
Dokumenty spoza KSeF — m.in. część dokumentów zagranicznych, paragony i umowy — wprowadzasz jako PDF lub skan, a ich dane odczytuje OCR (1 kredyt = 1 strona). Po wejściu do systemu przechodzą ten sam proces opisu, akceptacji i przekazania do księgowości co faktury z KSeF.
Ile kosztuje obsługa KSeF w SaldeoSMART?
Same operacje KSeF — pobieranie i wysyłka faktur — zgodnie z aktualną ofertą nie zużywają kredytów i nie są dodatkowo płatne, natomiast z systemu korzystasz w ramach wybranego, płatnego pakietu. Szczegółowe zestawienie tego, co jest bezpłatne, a co rozliczane w kredytach, znajdziesz na stronie o kosztach KSeF.
Uruchom obsługę KSeF w swojej organizacji
Napisz, czy jesteś firmą, czy biurem rachunkowym, ile faktur miesięcznie obsługujesz, ile dokumentów wpływa spoza KSeF i z jakiego programu księgowego lub ERP korzystasz.
Twoje dane wykorzystujemy wyłącznie do kontaktu w sprawie tego zapytania. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności.
Bezpłatna prezentacja
Zobacz Saldeo w działaniu
Umów bezpłatną prezentację na żywo i sprawdź, jak SaldeoSMART pracuje na Twoich dokumentach.
- Telefon+48 517 088 088
- E-mailSkontaktuj się przez formularz na stronie