PATCOM
Wróć do Centrum wiedzy

Centrum wiedzy • AI i automatyzacja

AI w Saldeo — jak sztuczna inteligencja wspiera pracę z fakturami

Faktura z KSeF przychodzi jako plik XML, więc jej dane podstawowe nie wymagają OCR. Sztuczna inteligencja wchodzi tam, gdzie zaczyna się opis księgowy dokumentu.

Funkcja „Uzupełnij z AI” nie jest odczytem obrazu faktury. Pracuje na danych dokumentu i proponuje parametry, które w innym razie trzeba by wskazywać ręcznie przy każdej fakturze.

KSeF = XML bez OCR. Uzupełnij z AI = parametry księgowe, 1 kredyt za fakturę.

  • Faktura KSeF bez OCR
  • Typ, kategoria, opis, rejestr, wymiary
  • Trzy modele pracy
  • Weryfikacja po stronie użytkownika

Od czego chcesz zacząć?

OCR, XML i AI — czym się różniąKSeF w SaldeoSMART

Trzy różne mechanizmy

OCR, dane z XML i „Uzupełnij z AI” — to nie to samo

Najczęstsze nieporozumienie brzmi: „AI czyta fakturę z KSeF”. W praktyce dane faktury KSeF pochodzą ze struktury pliku, a AI dotyczy warstwy opisu księgowego.

OCR

Czego dotyczy
Dokumenty spoza KSeF: PDF-y, skany i zdjęcia
Co robi
Odczyt danych z obrazu lub pliku dokumentu
Weryfikacja
Dane wymagają weryfikacji przez użytkownika
Rozliczenie
1 kredyt za stronę

KSeF / XML

Czego dotyczy
Faktury krajowe pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur
Co robi
Dane nagłówka i pozycje wprost ze struktury pliku
Weryfikacja
Brak odczytu obrazu — dane pochodzą z dokumentu ustrukturyzowanego
Rozliczenie
Pobranie i wysyłka nie zużywają kredytów

Uzupełnij z AI

Czego dotyczy
Faktury KSeF już obecne w systemie
Co robi
Typ dokumentu, kategoria, opis, rejestr i wymiary
Weryfikacja
Propozycję zatwierdza użytkownik
Rozliczenie
1 kredyt za fakturę (opcja z AI)

Zakres podpowiedzi

Co może uzupełnić „Uzupełnij z AI”

AI pracuje na danych faktury już obecnej w systemie i przygotowuje warstwę opisu, którą zatwierdza użytkownik.

  • Typ dokumentu

    AI może automatycznie nadać typ dokumentu, zamiast wybierania go ręcznie przy każdej fakturze.

  • Kategoria i rejestr

    Propozycja kategorii oraz rejestru, do którego dokument ma trafić w ewidencji.

  • Opis dokumentu

    Propozycja opisu merytorycznego przygotowana na podstawie danych dokumentu obecnego w systemie.

  • Wymiary

    Uzupełnienie wymiarów używanych w firmie — na przykład projektu, działu czy obszaru kosztowego.

Proces

Faktura z KSeF z opcjonalnym wsparciem AI

  1. 1Etap 1

    Pobranie faktury z KSeF

    Dokument trafia do systemu jako plik XML. Samo pobranie faktury z KSeF nie pomniejsza puli kredytów.

  2. 2Etap 2

    Dane wprost ze struktury

    Nagłówek i pozycje pochodzą ze struktury pliku. Na tym etapie nie ma odczytu obrazu ani OCR.

  3. 3Etap 3

    Uzupełnij z AI (opcjonalnie)

    AI może nadać typ dokumentu i uzupełnić kategorię, opis, rejestr oraz wymiary. Opcja z AI to 1 kredyt za fakturę.

  4. 4Etap 4

    Weryfikacja przez użytkownika

    Propozycję sprawdza i zatwierdza osoba odpowiedzialna. AI wspiera pracę, ale nie przejmuje odpowiedzialności za opis.

  5. 5Etap 5

    Księgowość i archiwum

    Zatwierdzone dane trafiają do programu księgowego lub ERP, a dokument zostaje w elektronicznym archiwum.

Modele pracy

Trzy sposoby opisania faktury z KSeF

Nie ma jednego obowiązkowego trybu — organizacja wybiera, ile pracy przejmuje AI, a ile zostaje po stronie zespołu.

  • Model 1 — AI nadaje typ i parametry

    Sztuczna inteligencja proponuje typ dokumentu oraz uzupełnia parametry księgowe: kategorię, opis, rejestr i wymiary. Użytkownik sprawdza propozycję i zatwierdza.

  • Model 2 — typ wskazuje użytkownik

    Typ dokumentu wybiera człowiek, a AI uzupełnia pozostałe parametry. Przydatne tam, gdzie klasyfikacja dokumentu jest decyzją merytoryczną.

  • Model 3 — praca ręczna bez AI

    Cały opis wykonuje użytkownik. Ten wariant nie zużywa kredytów — z AI nie trzeba korzystać przy każdym dokumencie.

Rozliczenie kredytów

Za co zużywane są kredyty

Kredyty rozliczają konkretne operacje, a nie samą obecność faktury w systemie. Sam system działa w ramach wybranego pakietu.

  • Pobranie faktury z KSeF

    Nie pomniejsza puli kredytów — dotyczy to zarówno pobierania, jak i wysyłki faktur w KSeF.

  • Uzupełnij z AI dla faktury KSeF

    Opcje korzystające z AI rozliczane są jako 1 kredyt za fakturę.

  • Ręczne uzupełnienie bez AI

    Opis wykonany samodzielnie nie zużywa kredytów.

  • OCR dokumentu spoza KSeF

    Odczyt PDF-u lub skanu rozliczany jest jako 1 kredyt za stronę — to inny mechanizm niż AI dla faktur KSeF.

Cennik dla firmCennik dla biur rachunkowych

Granice automatyzacji

Czego AI nie zdejmuje z zespołu

  • AI proponuje, nie ustala reguł za Ciebie

    Funkcja proponuje klasyfikację i parametry księgowe dokumentu. Nie deklarujemy mechanizmu uczenia się na Twoich dokumentach, bo nie potwierdza go publiczna dokumentacja producenta.

  • Brak uprawnienia wpływa na automat

    Jeżeli użytkownik nie ma odpowiedniego uprawnienia, funkcje AI mogą być dla niego niedostępne lub nie uruchomią się automatycznie. To kwestia konfiguracji praw, a nie błąd systemu.

  • Propozycja, nie decyzja

    Wynik AI jest propozycją opisu. Ostateczne zatwierdzenie pozostaje po stronie użytkownika.

  • Nie obiecujemy bezbłędności

    Nie zakładamy 100% poprawności podpowiedzi — dlatego weryfikacja jest stałym elementem procesu.

  • Korzystasz wtedy, gdy chcesz

    AI można używać wybiórczo: dla dokumentów powtarzalnych, a nietypowe opisywać ręcznie.

Materiały powiązane

Zobacz szerszy kontekst

  • KSeF w SaldeoSMART

    Pobieranie i wysyłka faktur oraz dane wprost z pliku XML.

    Zobacz KSeF

  • OCR dokumentów spoza KSeF

    Odczyt PDF-ów i skanów, w tym faktur zagranicznych — 1 kredyt za stronę.

    Zobacz odczyt faktur

  • Obieg i akceptacja dokumentów

    Jak opis, weryfikacja i podpowiedzi AI łączą się ze ścieżką akceptacji dokumentu.

    Poznaj program do obiegu dokumentów

  • Cały system SaldeoSMART

    Jak działa system od wpływu dokumentu po księgowość i archiwum.

    Poznaj system

AI w Saldeo — najczęstsze pytania

Odpowiedzi porządkują trzy różne mechanizmy: dane XML z KSeF, odczyt OCR dokumentów spoza KSeF oraz opcjonalne „Uzupełnij z AI”.

  • Czy „Uzupełnij z AI” to to samo co OCR?

    Nie. OCR odczytuje dane z PDF-ów i skanów, czyli z dokumentów spoza KSeF, i rozliczany jest jako 1 kredyt za stronę. „Uzupełnij z AI” pracuje na fakturze z KSeF, która jest dokumentem XML — nie odczytuje obrazu, tylko proponuje parametry księgowe: typ dokumentu, kategorię, opis, rejestr i wymiary.

  • Czy faktura z KSeF wymaga OCR?

    Nie. Faktura z Krajowego Systemu e-Faktur przychodzi jako plik XML, więc jej dane podstawowe i pozycje pochodzą wprost ze struktury dokumentu.

  • Co dokładnie może uzupełnić AI?

    AI może automatycznie nadać typ dokumentu oraz uzupełnić kategorię, opis, rejestr i wymiary. Zakres podpowiedzi zależy od tego, jak opisywane są dokumenty w danej organizacji.

  • Czy trzeba korzystać z AI przy każdym dokumencie?

    Nie. Dostępne są trzy modele pracy: AI nadaje typ i uzupełnia parametry, użytkownik wskazuje typ a AI uzupełnia resztę, albo cały opis powstaje ręcznie. Praca ręczna bez AI nie zużywa kredytów.

  • Ile kosztuje „Uzupełnij z AI”?

    Opcje korzystające z AI dla faktury KSeF rozliczane są jako 1 kredyt za fakturę. Samo pobranie faktury z KSeF nie pomniejsza puli kredytów, a ręczne uzupełnienie opisu jest bezkredytowe.

  • Czy dane uzupełnione przez AI trzeba sprawdzać?

    Tak. Wynik działania AI jest propozycją opisu, którą zatwierdza użytkownik. Nie zakładamy 100% poprawności podpowiedzi — weryfikacja pozostaje elementem procesu.

  • Czy AI uczy się na dokumentach mojej firmy?

    Nie deklarujemy takiego mechanizmu — publiczna dokumentacja producenta go nie potwierdza. Potwierdzony fakt jest inny: funkcja „Uzupełnij z AI” proponuje klasyfikację i parametry księgowe dokumentu, a propozycja wymaga weryfikacji i zatwierdzenia przez użytkownika.

  • Czy AI działa też dla dokumentów spoza KSeF?

    Dokumenty spoza KSeF wchodzą do systemu inną ścieżką: PDF lub skan przechodzi odczyt OCR wspierany przez AI, rozliczany jako 1 kredyt za stronę. To osobny mechanizm od „Uzupełnij z AI” dla faktur KSeF.

Sprawdź AI na swoich dokumentach

Napisz, ile faktur miesięcznie opisujesz i jak wygląda u Ciebie klasyfikacja dokumentów — podpowiemy, w których miejscach wsparcie AI ma sens, a gdzie lepiej zostać przy opisie ręcznym.

Twoje dane wykorzystujemy wyłącznie do kontaktu w sprawie tego zapytania. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności.

Wybierz ofertę

Bezpłatna prezentacja

Zobacz Saldeo w działaniu

Umów bezpłatną prezentację na żywo i sprawdź, jak SaldeoSMART pracuje na Twoich dokumentach.

Chcę zobaczyć prezentacjęZobacz, jak działa OCR