Program do skanowania i odczytywania faktur — OCR w SaldeoSMART

Program do odczytywania faktur — najczęstsze pytania

Odpowiedzi dotyczą aktualnego zakresu SaldeoSMART: odczytu dokumentów spoza KSeF oraz obsługi faktur pobranych z KSeF.

• Czy faktury z KSeF są odczytywane przez OCR?

  Nie. Faktura pobrana z KSeF trafia do SaldeoSMART jako dokument XML, więc jej dane i pozycje pochodzą wprost ze struktury pliku. OCR dotyczy dokumentów spoza KSeF: PDF-ów, skanów i obrazów.

• Co to jest OCR faktur?

  OCR to automatyczny odczyt danych z dokumentu zapisanego jako obraz lub PDF. System rozpoznaje takie informacje jak kontrahent, numer dokumentu, daty, kwoty i stawki VAT, a następnie przenosi je na pola dokumentu w systemie, gdzie użytkownik je weryfikuje.

• Czy SaldeoSMART jest programem do skanowania faktur?

  SaldeoSMART jest programem do odczytywania i przetwarzania faktur. Samo skanowanie wykonuje skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub aplikacja — do SaldeoSMART trafia gotowy plik PDF lub obraz, z którego system odczytuje dane i prowadzi dokument dalej: przez weryfikację, opis, obieg i przekazanie do księgowości.

• Jakie dokumenty może odczytywać OCR w SaldeoSMART?

  W potwierdzonym zakresie odczyt obejmuje polskie faktury VAT i rachunki, faktury w języku angielskim, niemieckim i włoskim, dokumenty wielostronicowe i walutowe, a także wyciągi bankowe oraz potwierdzenia transakcji. Zakres dla konkretnych dokumentów potwierdzamy przed wdrożeniem.

• Czy dane odczytane przez OCR trzeba sprawdzić?

  Tak. Odczyt automatyzuje wprowadzanie danych i ogranicza ręczne przepisywanie, ale dane są prezentowane do weryfikacji obok podglądu dokumentu. Zatwierdzenie należy do użytkownika.

• Czy OCR działa dla faktur zagranicznych?

  Tak, w obsługiwanym zakresie — i jest to dziś szczególnie praktyczne zastosowanie OCR po KSeF. Faktury krajowe pobierane z KSeF mają postać XML i nie wymagają odczytu, natomiast dokumenty od zagranicznych dostawców nadal najczęściej przychodzą jako PDF lub skan. Potwierdzony zakres obejmuje faktury w języku angielskim, niemieckim i włoskim oraz dokumenty w walutach obcych. Odczytane dane — w tym waluta, kurs i kwoty — użytkownik weryfikuje przed zatwierdzeniem, a zakres nietypowych dokumentów potwierdzamy przed wdrożeniem.

• Co dzieje się z dokumentem po odczycie?

  Dokument otrzymuje opis księgowy, może przejść elektroniczny obieg i akceptację, a jego dane trafiają do programu księgowego lub ERP. Sam dokument pozostaje w elektronicznym archiwum z wyszukiwaniem.

• Ile kredytów kosztuje odczyt i czy KSeF zużywa kredyty?

  Odczyt OCR dokumentu spoza KSeF to 1 kredyt za stronę, a odczyt wyciągów bankowych 1 kredyt za 3 transakcje. Pobieranie i wysyłka faktur w KSeF nie zużywa kredytów w prezentowanych płatnych pakietach. Opcjonalne „Uzupełnij z AI” dla faktury z KSeF kosztuje 1 kredyt za fakturę.

• Czym różni się skanowanie faktur od OCR i digitalizacji dokumentów?

  Skanowanie to zamiana dokumentu papierowego na plik — wykonuje je skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub aplikacja w telefonie. OCR to odczyt danych z takiego pliku, czyli rozpoznawanie faktur i przeniesienie informacji na pola dokumentu. Digitalizacja dokumentów jest pojęciem najszerszym: obejmuje cały przebieg od pliku, przez dane i akceptację, po elektroniczne archiwum.

• Czy OCR faktur jest jeszcze potrzebny, skoro są e-faktury?

  Tak, w części dokumentów. Faktury krajowe pobrane z KSeF mają postać ustrukturyzowanego XML i nie wymagają odczytu, ale poza KSeF pozostaje wiele dokumentów kosztowych — m.in. część dokumentów zagranicznych, faktury i rachunki w walutach obcych oraz PDF-y otrzymywane pocztą. Dla nich odczyt OCR nadal jest sposobem wprowadzenia danych bez przepisywania.

• Czy oprogramowanie OCR odczytuje dokumenty bezbłędnie?

  Nie zakładamy stuprocentowej skuteczności odczytu. Jakość rozpoznawania zależy m.in. od czytelności skanu i układu dokumentu, dlatego dane są prezentowane do weryfikacji obok podglądu pliku, a zatwierdzenie należy do użytkownika.