OCR (Optical Character Recognition) to technologia, która rewolucjonizuje sposób przetwarzania dokumentów w firmach. Dzięki niej możliwe jest automatyczne odczytywanie i wprowadzanie danych z papierowych faktur i innych dokumentów bez konieczności ręcznego przepisywania. Ale czy OCR w firmach to zawsze dobry wybór? W artykule przyjrzymy się, jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie OCR, jakie są dostępne pakiety Saldeo Smart, oraz kiedy warto rozważyć alternatywne rozwiązania.
Czym jest OCR i jak działa w kontekście firm?
OCR (Optical Character Recognition) to technologia umożliwiająca konwersję zeskanowanych dokumentów, takich jak faktury, na edytowalny tekst cyfrowy. W firmach OCR automatyzuje proces wprowadzania danych, odczytując informacje z papierowych dokumentów lub plików PDF i wprowadzając je bezpośrednio do systemów księgowych lub innych baz danych. To eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, co znacząco skraca czas pracy i minimalizuje ryzyko błędów.
Dzięki OCR firmy mogą przetwarzać duże ilości dokumentów w krótkim czasie. Jest to szczególnie przydatne w branżach, gdzie codziennie obsługuje się setki lub tysiące faktur. OCR integruje się z innymi systemami, takimi jak ERP czy CRM, co pozwala na bezproblemową synchronizację danych i automatyzację kolejnych procesów, takich jak księgowanie, płatności czy analiza danych.
Korzyści z implementacji OCR w firmach
Jedną z głównych korzyści płynących z implementacji OCR w firmach jest oszczędność czasu. Ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemów księgowych to proces czasochłonny i podatny na błędy. Dzięki OCR, firmy mogą zautomatyzować ten proces, co nie tylko przyspiesza przetwarzanie dokumentów, ale również znacznie redukuje ryzyko pomyłek związanych z manualnym wprowadzaniem danych.
Kolejną zaletą jest poprawa efektywności operacyjnej. OCR umożliwia pracownikom skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast na rutynowym przepisywaniu danych. Dodatkowo, dzięki zintegrowaniu z innymi systemami, OCR ułatwia zarządzanie dokumentacją, archiwizację oraz zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania i przetwarzania danych.
Czy OCR w firmach zawsze się opłaca?
Opłacalność inwestycji w OCR w firmach zależy od skali operacji oraz liczby przetwarzanych dokumentów. W firmach, które obsługują duże wolumeny faktur i innych dokumentów, OCR może przynieść znaczące oszczędności czasu i zasobów, szybko zwracając koszty inwestycji. Natomiast w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie liczba dokumentów jest ograniczona. W takiej sytuacji opłacalność może być mniejsza, choć automatyzacja procesów i redukcja błędów mogą nadal przynosić wymierne korzyści.
OCR w firmach Saldeo Smart – Dostępne pakiety
Nasz system Saldeo Smart oferuje zaawansowane funkcje OCR, które automatyzują procesy związane z przetwarzaniem faktur i dokumentów, znacząco zwiększając efektywność operacyjną firm. W zależności od potrzeb, Saldeo Smart oferuje kilka pakietów. Różnią się one zakresem funkcji oraz liczbą dostępnych kredytów na OCR, co pozwala dostosować rozwiązanie do specyfiki każdej firmy.
Twój asystent
Pakiet Twój asystent to idealne rozwiązanie dla małych firm, które potrzebują podstawowej automatyzacji przetwarzania faktur. W ramach tego pakietu otrzymujesz 5 kredytów na OCR faktur zakupu miesięcznie, jedno konto użytkownika, oraz możliwość wystawienia do 5 faktur w miesiącu. Dodatkowo, pakiet oferuje e-archiwum na 20 dokumentów oraz funkcję generowania przelewów. Co pozwala na efektywne zarządzanie podstawowymi operacjami finansowymi bez dodatkowych kosztów, ponieważ cena tego pakietu wynosi 0 zł netto miesięcznie.
Asystent firmy
Dla firm o średnich potrzebach pakiet Asystent firmy zapewnia większą elastyczność i funkcjonalność. W cenie 249 zł netto miesięcznie, otrzymujesz 20 kredytów na OCR faktur zakupu, nielimitowaną liczbę kont użytkowników. Ponadto pełną funkcjonalność programu do wystawiania faktur bez ograniczeń ilościowych. Pakiet ten obejmuje również wysyłkę faktur do KSeF, generowanie przelewów oraz możliwość zarządzania teczkami pracowniczymi. Czyni go to kompleksowym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują zaawansowanego wsparcia w zakresie automatyzacji dokumentacji.
Specjalista
Pakiet Specjalista jest przeznaczony dla firm, które przetwarzają duże ilości dokumentów i potrzebują zaawansowanych narzędzi do automatyzacji. W cenie od 349 zł netto miesięcznie, pakiet oferuje 500 kredytów na OCR faktur i wyciągów bankowych, nielimitowaną ilość kont użytkowników oraz automaty do rozliczania transakcji bankowych. Dodatkowo, pakiet zawiera podstawowe narzędzia do zarządzania firmą oraz pełną integrację z programem księgowym. Umożliwia to sprawne zarządzanie operacjami finansowymi i księgowymi w większych przedsiębiorstwach.
Ekspert
Pakiet Ekspert to najbardziej kompleksowe rozwiązanie, dedykowane dużym firmom z zaawansowanymi potrzebami w zakresie automatyzacji i zarządzania dokumentacją. Za cenę od 629 zł netto miesięcznie, pakiet oferuje 1000 kredytów na OCR, 10 użytkowników obiegowych, oraz zaawansowane funkcje, takie jak elektroniczny obieg faktur i dokumentów, zarządzanie zaliczkami pracowniczymi oraz podgląd własnej teczki pracowniczej. Pakiet Ekspert zapewnia również zaawansowane narzędzia do zarządzania firmą. Co czyni go idealnym wyborem dla firm, które potrzebują pełnej kontroli i optymalizacji procesów finansowych i operacyjnych.
Alternatywy dla OCR – kiedy warto rozważyć inne rozwiązania?
Choć OCR oferuje wiele korzyści, nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem dla każdej firmy. W przypadku firm o niskiej liczbie dokumentów lub specyficznych wymaganiach, inne metody, takie jak ręczne wprowadzanie danych z pomocą dedykowanego zespołu, mogą być bardziej opłacalne. Jednak nawet w takich przypadkach warto rozważyć Saldeo Smart, który oferuje elastyczne pakiety dostosowane do różnorodnych potrzeb, zapewniając automatyzację tam, gdzie jest to najbardziej efektywne.
Bezpieczeństwo danych przy stosowaniu OCR w firmach
Bezpieczeństwo danych jest kluczowe przy korzystaniu z technologii OCR w firmach. Systemy takie jak Saldeo Smart stosują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń. W tym szyfrowanie danych i certyfikaty zgodności, aby zapewnić pełną ochronę przetwarzanych informacji. Dzięki temu możesz mieć pewność, że dane Twojej firmy są chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Cały proces przetwarzania dokumentów spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa.
