Wejście KSeF już niedługo, to  automatyzacja, bezpieczeństwo i realne oszczędności.

Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorców i biur rachunkowych. Nowe przepisy mają na celu ustandaryzowanie i uszczelnienie obiegu faktur elektronicznych, jednak w praktyce oznaczają również szereg wyzwań organizacyjnych i technologicznych. W tym kontekście rozwiązania takie jak SaldeoSMART stają się nie tylko pomocne, ale wręcz kluczowe dla sprawnego funkcjonowania biur rachunkowych.

1. Automatyczne pobieranie faktur z KSeF – koniec z ręcznym ściąganiem dokumentów

Jedną z najbardziej czasochłonnych czynności w nowym systemie fakturowania jest konieczność pobierania e-faktur z KSeF. W przypadku większych firm lub licznych klientów biura rachunkowego może to oznaczać setki dokumentów do ręcznego przetwarzania.

SaldeoSMART automatyzuje ten proces – system samodzielnie pobiera faktury wystawione i otrzymane z KSeF, bez konieczności logowania się do platformy Ministerstwa Finansów. Dzięki temu księgowi mogą skupić się na analizie i księgowaniu danych, zamiast tracić czas na czynności administracyjne.

2. Przypisywanie dokumentów do akceptacji przez klientów – większa kontrola i bezpieczeństwo

Jedną z głównych obaw biur rachunkowych po wdrożeniu KSeF jest ryzyko zaksięgowania faktur, które nie należą do klienta – np. omyłkowo wystawionych na jego NIP przez niepowiązaną firmę. SaldeoSMART rozwiązuje ten problem poprzez funkcję przypisywania faktur do akceptacji przez klienta.

Oznacza to, że zanim dokument trafi do księgowości, klient może go zatwierdzić lub odrzucić, co eliminuje ryzyko błędów i uniemożliwia zaliczenie w koszty faktur niebędących jego własnością. To nie tylko zwiększa transparentność, ale też zabezpiecza biuro rachunkowe przed odpowiedzialnością za błędne księgowania.

3. Ochrona przed wyłudzeniami i fałszywymi fakturami

W nowym modelu obiegu e-faktur mogą pojawić się próby wyłudzeń – np. poprzez wystawianie fałszywych faktur na cudzy NIP. Dzięki temu, że SaldeoSMART umożliwia weryfikację dokumentów przez klienta przed ich zaksięgowaniem, ryzyko takich nadużyć zostaje znacznie ograniczone.

System działa niejako jako filtr bezpieczeństwa – nieprzypisane lub odrzucone faktury nie trafią do ksiąg rachunkowych, co pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją.

4. Integracja z systemami księgowymi – płynna praca bez przerywania procesów

SaldeoSMART jest kompatybilny z najpopularniejszymi systemami księgowymi w Polsce, dzięki czemu wprowadzone zmiany w obiegu dokumentów nie wymagają rewolucji w dotychczasowych narzędziach pracy. Automatyczne przesyłanie danych do systemu księgowego, OCR dokumentów, czy możliwość wystawiania faktur bezpośrednio w SaldeoSMART to tylko niektóre z funkcji, które zwiększają efektywność codziennej pracy biura.

5. Oszczędność czasu i kosztów – realne korzyści dla biura i klienta

Dzięki automatyzacji pobierania dokumentów, eliminacji błędów oraz zmniejszeniu ryzyka nadużyć, biura rachunkowe mogą znacząco zredukować czas poświęcany na obsługę pojedynczego klienta. To przekłada się na większą skalowalność działalności i możliwość obsługi większej liczby firm bez zwiększania zespołu.

Z punktu widzenia klienta biura, korzystanie z SaldeoSMART oznacza większe bezpieczeństwo, transparentność i dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym – co buduje zaufanie i profesjonalny wizerunek biura.

Podsumowanie

KSeF to nie tylko nowe obowiązki, ale także szansa na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa procesów księgowych. Warunkiem sukcesu jest jednak odpowiednie przygotowanie technologiczne. SaldeoSMART to rozwiązanie, które umożliwia biurom rachunkowym zautomatyzowanie pracy z e-fakturami, zminimalizowanie ryzyk oraz usprawnienie komunikacji z klientem.

W dobie rosnącej liczby dokumentów, coraz bardziej wymagających przepisów i konieczności szybkiej reakcji na zmiany – warto postawić na narzędzia, które realnie odciążają zespół i budują przewagę konkurencyjną.