Nowelizacja ustawy o VAT uruchamia nową odsłonę Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF (KSeF 2.0). Poniżej zebraliśmy najważniejsze terminy, zakres obowiązku oraz praktyczne wskazówki dla firm.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Wdrożenie podzielono etapami (harmonogram wg wielkości podatników):
- 1 lutego 2026 r. – duże firmy (sprzedaż w 2024 r. > 200 mln zł brutto),
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT (w tym mikro i mali przedsiębiorcy),
- 1 stycznia 2027 r. – część mikroprzedsiębiorców o najniższych obrotach może korzystać z rozwiązań przejściowych.
To oznacza, że ksef obowiązkowy zaczyna realnie działać w 2026 r., a większość firm powinna przygotować procesy już teraz. Dodatkowo, brak przynależności danego przedsiębiorstwa do pierwszego terminu, nie oznacza że nie należy przygotować się na odbór dokumentów od dużych firm w postaci faktur ustrukturyzowanych (KSeF).
Kogo dotyczy KSeF?
KSeF obejmuje wszystkich podatników VAT wystawiających faktury. Dokumenty będą wystawiane, przesyłane i przechowywane w systemie KSeF, a administracja skarbowa zapewni ich archiwizację przez 10 lat.
Co się zmienia w KSeF 2.0?
- Tryb offline – możliwość wystawienia faktury bez dostępu do sieci i przekazania jej do KSeF w następnym dniu roboczym.
- Załączniki do e-faktur – dodawanie plików jako integralnej części dokumentu.
- Szybszy zwrot VAT – skrócenie standardowego terminu z 60 do 40 dni.
- Certyfikaty KSeF – dostępne od listopada 2025 r., co ułatwia przygotowania techniczne.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Wdrożenie KSeF wymaga przeglądu obiegu dokumentów, uprawnień i integracji systemów finansowo-księgowych. Im wcześniej zaczniesz, tym mniejsze ryzyko przestojów po starcie obowiązku.
- Zweryfikuj proces wystawiania i odbioru faktur (również u kontrahentów).
- Ustal role i uprawnienia do KSeF (właściciel, biuro rachunkowe, dział sprzedaży).
- Przetestuj integrację z systemem FK i workflow (obieg dokumentów) akceptacyjny.
- Zapewnij szkolenia dla zespołu oraz procedury na wypadek pracy w trybie offline.
KSeF darmowy w Saldeo
Dobra wiadomość dla naszych klientów: w Saldeo pobieranie faktur z KSeF będzie bezpłatne, dostępne w ramach abonamentu. To oznacza:
- brak dodatkowych kosztów za integrację KSeF,
- automatyczne pobieranie z KSeF i przekazywanie dokumentów do księgowości,
- pełną zgodność z harmonogramem i wymogami formalnymi.
Jeśli szukasz rozwiązania „ksef darmowy” w praktyce, Saldeo zapewni wszystkie niezbędne narzędzia w jednym systemie.
FAQ: najczęstsze pytania o KSeF
Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich?
Tak. Ksef obowiązkowy obejmie wszystkich podatników VAT, z etapami wdrożenia w 2026 r. i rozwiązaniami przejściowymi dla części mikroprzedsiębiorców w 2027 r.
Czy w Saldeo pobieranie z KSeF jest płatne?
Nie. W Saldeo pobieranie z KSeF jest darmowe w ramach abonamentu – bez dodatkowych opłat.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Przeanalizuj obieg dokumentów, nadaj uprawnienia do KSeF, przetestuj integrację z systemem FK i przygotuj procedury na tryb offline.
