KSeF w biurze rachunkowym — jak przygotować biuro i klienta

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czy wgranie poświadczeń klienta daje pracownikom biura dostęp do jego faktur?

  Nie. Uprawnienia w KSeF i prawa użytkownika w SaldeoSMART to dwie odrębne warstwy. Wgranie poświadczeń klienta nie nadaje automatycznie uprawnień poszczególnym pracownikom biura — ich prawa w SaldeoSMART ustawia się osobno.

• Czy z konta biura można wystawiać faktury klienta?

  Zgodnie z dokumentacją z konta biura można wystawiać zwykłe faktury sprzedaży w odpowiednim kontekście firmy. Nie zakładaj, że obejmuje to szkice, korekty, faktury zaliczkowe, proformy i faktury cykliczne — zakres zależy od nadanych praw oraz pakietu klienta i potwierdzamy go przed startem.

• Od czego zacząć wdrożenie KSeF we współpracy biura z klientem?

  Od ustalenia modelu pracy Klient–Biuro: kto wystawia faktury sprzedażowe, kto pobiera faktury kosztowe oraz kto opisuje i akceptuje dokumenty. Uprawnienia w KSeF nadaje się dopiero po tych ustaleniach.

• Co trzeba przygotować, żeby pracować z KSeF w SaldeoSMART?

  Potrzebne jest przygotowanie poświadczeń w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz odpowiednich uprawnień KSeF. SaldeoSMART rekomenduje pracę z certyfikatami KSeF.

• Na jaki NIP generuje się certyfikat KSeF?

  Rekomendowana konfiguracja to certyfikat biura na NIP biura i certyfikat klienta na NIP jego firmy. Nie jest to jednak jedyny możliwy wariant — w określonych scenariuszach użytkownik może korzystać z własnego certyfikatu powiązanego z numerem PESEL. To opis konfiguracji technicznej, a nie porada prawna — ustawienia potwierdzamy zgodnie z bieżącą dokumentacją Ministerstwa Finansów i SaldeoSMART.

• Czym różnią się certyfikaty typu 1 i typu 2?

  Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelnienia w KSeF. Certyfikat typu 2 dotyczy pracy w trybach offline, offline24 oraz w trybie awaryjnym.

• Kto nadaje biuru uprawnienia w KSeF?

  Uprawnienia nadaje klient — w zakresie wynikającym z ustalonego modelu współpracy, na przykład do wystawiania faktur w jego imieniu lub tylko do ich przeglądania.

• Czy praca z KSeF zużywa kredyty?

  Pobieranie faktur z KSeF nie zużywa kredytów. Wysyłka również nie zużywa kredytów, ale w pakiecie Asystent księgowego zakres wysyłki dotyczy 3 klientów. Kredyty zużywa dalsze przetwarzanie: odczyt OCR dokumentów spoza KSeF, obsługa bankowa i opcjonalne „Uzupełnij z AI”.