Faktura z KSeF — dane XML
Faktura trafia do systemu jako dane ustrukturyzowane. Pozycje pochodzą wprost z pliku XML, bez skanowania. Szczegóły: obsługa KSeF.
Centrum wiedzy • Proces obsługi faktur
Elektroniczny obieg faktur – od KSeF do księgowości krok po kroku
Obieg faktur to droga dokumentu od wpływu do archiwum: kto go opisuje, kto zatwierdza, kiedy trafia do księgowości. KSeF dostarcza fakturę — resztę procesu projektuje firma.
Od czego chcesz zacząć?
Definicja
Czym jest elektroniczny obieg faktur
To uporządkowany proces, w którym każda faktura kosztowa przechodzi te same kroki w jednym systemie, a każda decyzja zostaje zapisana. Zamiast przekazywać dokument e-mailem, osoby odpowiedzialne widzą go w swojej kolejce i wiedzą, co mają zrobić.
KSeF nie jest obiegiem faktur. Odpowiada za wystawienie i odbiór faktury ustrukturyzowanej; faktura jest uznana za otrzymaną po nadaniu numeru KSeF. Opis, akceptacja i przekazanie do księgowości dzieją się już po stronie firmy — o tym, jak zorganizować samo zatwierdzanie, piszemy w materiale akceptacja faktur z KSeF.
Wejście dokumentu
Dwa wejścia, jeden proces
Dokument spoza KSeF — PDF, skan, OCR
Dokumenty, których nie ma w KSeF, dodaje się jako pliki, a dane odczytuje OCR z weryfikacją użytkownika. Więcej w materiale wprowadzanie faktur do systemu.
Gdy obie ścieżki kończą się w tym samym procesie, osoby akceptujące nie muszą pamiętać, skąd przyszła faktura, a księgowość dostaje dokumenty w jednym standardzie opisu.
Krok po kroku
Proces obiegu faktur od wpływu do archiwum
- 1
Wpływ
Faktura przychodzi z KSeF albo jako plik spoza KSeF.
- 2
Rejestracja i dane
Dane z XML albo z odczytu OCR, sprawdzone przez użytkownika.
- 3
Opis merytoryczny i wymiary
Czego dotyczy koszt; dział, projekt, MPK.
- 4
Akceptacja
Zatwierdzenie kosztu przez osobę odpowiedzialną — jedno- lub wieloetapowe.
- 5
Płatność (opcjonalnie)
Osobna decyzja o zapłacie, jeśli firma jej potrzebuje.
- 6
Księgowość / ERP
Opisany i zatwierdzony dokument trafia do ujęcia w FK lub ERP.
- 7
Archiwum
Dokument i historia decyzji w jednym miejscu.
Odpowiedzialność
Role w obiegu faktur
Osoba zamawiająca
Potwierdza, że towar lub usługa zgadza się z zamówieniem.
Kierownik / właściciel budżetu
Zatwierdza koszt w swoim obszarze.
Księgowość
Otrzymuje kompletny dokument i ujmuje go w ewidencji.
Osoba zlecająca płatności
Decyduje o przelewie, jeśli płatność jest osobnym etapem.
Punkt wyjścia
Typowe problemy obiegu opartego na e-mailach
- Faktura krąży w wątkach e-mailowych i nie wiadomo, która wersja jest aktualna.
- Nie widać, u kogo dokument aktualnie „stoi”.
- Opis kosztu i MPK dopisywane są na końcu, z pamięci.
- Księgowość dostaje dokumenty partiami, często bez zatwierdzenia.
- Faktury z KSeF i PDF-y z poczty obsługiwane są dwoma różnymi drogami.
Przed wdrożeniem
Jak zaprojektować obieg faktur
- Wypisz źródła faktur: KSeF, poczta, papier, dokumenty zagraniczne.
- Nazwij role i konkretne osoby (z zastępstwami) dla każdego etapu.
- Ustal, jakie wymiary opisu są obowiązkowe i kto je uzupełnia.
- Zdecyduj, czy akceptacja kosztu i płatności to jeden, czy dwa kroki.
- Określ warunki rozgałęzienia ścieżki, np. dział lub kwota.
- Ustal moment przekazania do FK/ERP i sposób archiwizacji.
Skala procesu
Prosty proces czy pełny obieg
Jeśli o kosztach decyduje jedna osoba, często wystarczy miniobieg KSeF — dostępny w każdym pakiecie SaldeoSMART status „Zatwierdzona” lub „Odrzucona” dla faktury KSeF.
Gdy faktura przechodzi przez kilka osób lub ścieżka zależy od warunków, potrzebny jest pełny obieg z etapami, grupami użytkowników i przejściami, dostępny w pakietach Ekspert. Jak działa w praktyce, opisujemy na stronie program do elektronicznego obiegu dokumentów.
Jeśli projektujesz ścieżkę konkretnego wydatku, sprawdź też opis i akceptację faktur kosztowych.
Dalszy krok
Zaprojektujmy obieg faktur dla Waszej firmy
Podczas wdrożenia przenosimy Wasz szkic procesu do systemu. Zakres obiegu zależy od pakietu — sprawdzisz go w cenniku dla firm.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym elektroniczny obieg faktur różni się od KSeF?
KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Obieg faktur to wewnętrzny proces firmy: opis, akceptacja, płatność, przekazanie do księgowości i archiwum. KSeF go nie zastępuje.
Czy faktury spoza KSeF mogą iść tym samym obiegiem?
Tak. Faktura z KSeF trafia do SaldeoSMART jako dane XML, a dokumenty spoza KSeF jako PDF lub skan z odczytem OCR. Po wprowadzeniu obie ścieżki mogą przechodzić ten sam proces.
Czy wewnętrzna akceptacja wpływa na otrzymanie faktury w KSeF?
Nie. Faktura jest uznana za otrzymaną po nadaniu numeru KSeF. Akceptacja w obiegu to decyzja organizacji o koszcie.
Jakie role występują w obiegu faktur?
Najczęściej osoba zamawiająca (weryfikacja merytoryczna), kierownik lub właściciel budżetu (akceptacja kosztu), księgowość oraz — jeśli firma tego potrzebuje — osoba zatwierdzająca płatność.
Kiedy wystarczy prosty proces, a kiedy potrzebny jest pełny obieg?
Prosty status „Zatwierdzona / Odrzucona” dla faktur KSeF (miniobieg, dostępny w każdym pakiecie) wystarcza przy jednej osobie decyzyjnej. Pełny konfigurowalny obieg z etapami, grupami i warunkami jest funkcją pakietów Ekspert.
Czy obieg obejmuje tylko faktury?
W SaldeoSMART modele obiegu obejmują fakturę, umowę, zamówienie i pismo.
Od czego zacząć projektowanie obiegu faktur?
Od spisania źródeł faktur, ról i osób akceptujących, obowiązkowych wymiarów opisu oraz momentu przekazania dokumentu do księgowości. Taki szkic skraca konfigurację podczas wdrożenia.