Centrum wiedzy • KSeF i obieg
KSeF dostarcza fakturę, ale nie decyduje, czy koszt jest zasadny. Akceptacja faktur kosztowych z KSeF to proces wewnątrz firmy — i to Wy ustalacie, jak ma wyglądać.
Wewnętrzne zatwierdzenie w firmie nie wpływa na sam fakt otrzymania faktury w KSeF.
Od czego chcesz zacząć?
Dwie różne akceptacje
W KSeF nie ma kroku, w którym nabywca przyjmuje lub odrzuca fakturę. Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktura jest uznana za otrzymaną w momencie nadania jej numeru KSeF. Od tej chwili dokument po prostu jest — niezależnie od tego, co firma o nim sądzi.
Akceptacja, o którą zwykle pytają działy finansowe, to coś innego: wewnętrzna decyzja, że koszt jest prawidłowy, opisany i może zostać zaksięgowany oraz zapłacony. Tę decyzję organizuje się w systemie obiegu i akceptacji dokumentów, a nie w samym KSeF.
Luka po stronie firmy
Dane XML zawierają sprzedawcę, pozycje i kwoty. Nie odpowiadają jednak na pytania, od których zależy, czy koszt można zatwierdzić:
Kto opisuje koszt i jak przypisać go do działu, projektu lub MPK? Zobacz przewodnik po obiegu faktur kosztowych.
Dwa poziomy
W każdym pakiecie SaldeoSMART fakturę z KSeF można oznaczyć jako „Zatwierdzona” albo „Odrzucona”. Producent podaje, że funkcja nie wiąże się z dodatkowym kosztem. To dobre rozwiązanie, gdy o koszcie decyduje jedna osoba, a firmie wystarcza jasny status przed przekazaniem faktury do księgowości.
W pakietach Ekspert obieg konfiguruje się z etapów, grup użytkowników, przejść i warunków; dokumentacja opisuje też akceptację równoległą. Modele obejmują fakturę, umowę, zamówienie i pismo. Sprawdza się, gdy faktura przechodzi przez kilka osób albo ścieżka zależy od działu czy kwoty.
Przykład
Układ oparty na przykładzie producenta SaldeoSMART dla faktur KSeF. W Waszej firmie etapów może być mniej lub więcej.
Po nadaniu numeru KSeF faktura jest otrzymana. Do systemu trafia jako dane XML.
Osoba zamawiająca potwierdza, że towar lub usługa zgadza się z zamówieniem.
Dokument dostaje opis oraz wymiary, np. dział, projekt lub MPK.
Przełożony lub właściciel budżetu zatwierdza koszt.
Księgowość otrzymuje opisany i zatwierdzony dokument do ujęcia w FK/ERP.
Osobny etap, jeśli firma rozdziela zatwierdzenie kosztu i zlecenie przelewu.
Dokument wraz z historią decyzji pozostaje w systemie.
Szerzej o tym, jak dokument przechodzi od wpływu do księgowości, piszemy w materiale elektroniczny obieg faktur krok po kroku.
Porównanie
| Kryterium | KSeF | Miniobieg KSeF | Pełny obieg |
|---|---|---|---|
| Co to jest | Państwowy system wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych | Prosty status decyzji dla faktury KSeF w SaldeoSMART | Konfigurowalny, wieloetapowy proces w SaldeoSMART |
| Akceptacja przez odbiorcę | Nie jest wymagana — faktura jest otrzymana po nadaniu numeru KSeF | Wewnętrzne oznaczenie: „Zatwierdzona” albo „Odrzucona” | Etapy, grupy użytkowników, przejścia i warunki; możliwa akceptacja równoległa |
| Opis, wymiary, MPK | Poza zakresem KSeF | Pojedyncza decyzja bez ścieżki etapów | Opis wymiarami na wybranym etapie |
| Dostępność | Dla podatników zgodnie z przepisami | Każdy pakiet SaldeoSMART, bez dodatkowego kosztu wg producenta | Pakiety Ekspert |
KSeF nie realizuje obiegu dokumentów — przekazuje fakturę. Workflow działa w systemie firmy. Więcej o samym systemie e-faktur: KSeF w SaldeoSMART.
Przed wdrożeniem
Dalszy krok
Pokażemy miniobieg KSeF i pełny obieg na Waszym przykładzie, a zakres pakietu sprawdzisz w cenniku dla firm.
Nie. Według Ministerstwa Finansów KSeF nie wymaga akceptacji faktury przez odbiorcę — faktura jest uznana za otrzymaną po nadaniu jej numeru KSeF.
Nie. Wewnętrzne zatwierdzenie lub odrzucenie to decyzja organizacji dotycząca kosztu. Nie wpływa na sam fakt otrzymania faktury w KSeF.
To funkcja dostępna w każdym pakiecie SaldeoSMART, która pozwala oznaczyć fakturę KSeF jako „Zatwierdzona” albo „Odrzucona”. Producent podaje, że korzystanie z niej nie wiąże się z dodatkowym kosztem.
Gdy o koszcie decyduje jedna osoba lub mały zespół i nie potrzebujecie kolejnych etapów, opisu wymiarami na ścieżce ani osobnej akceptacji płatności.
Gdy faktura przechodzi przez kilka osób: weryfikację merytoryczną, akceptację kierownika, opis wymiarami i akceptację do płatności, albo gdy ścieżka zależy od warunków. Pełny konfigurowalny obieg jest funkcją pakietów Ekspert.
Tak. Dokumentacja SaldeoSMART opisuje akceptację równoległą, a ścieżkę buduje się z etapów, grup użytkowników, przejść i warunków.
Nie. Modele obiegu w SaldeoSMART obejmują fakturę, umowę, zamówienie i pismo, a dokumenty spoza KSeF mogą trafić do systemu jako PDF, skan lub odczyt OCR.
